Introduksjon til katalogisering i BIBSYS-konsortiet

2021-06-17

Oversikt 

En felles katalog (Network Zone) 

I BIBSYS-konsortiet samarbeider vi om en felles base med bibliografiske poster. Det betyr at dataene som registreres i disse postene som hovedregel skal være aktuelle for alle eksemplarer av den ressursen som er beskrevet, og være like aktuell for alle bibliotekene som måtte eie ett eller flere eksemplarer av ressursen. Rent teknisk lagres de felles postene i det som kalles Network Zone i Alma. 

Nasjonalbiblioteket i en særstilling 

Nasjonalbiblioteket (NB) er en deltaker i BIBSYS-konsortiet, og er i en særstilling. NB benytter den felles basen både som katalog og som grunnlag for den norske nasjonalbibliografien. For å tydeliggjøre hvilke poster som inngår i nasjonalbibliografien, har disse angivelse av bibliografi i marcfelt 913 og et høyere katalogiseringsnivå (Catlevel 90/kat3) enn de resterende postene i katalogen. Det er bare Nasjonalbiblioteket selv som skal rette og redigere i poster som inngår i nasjonalbibliografien. Det finnes noen unntak for hva bibliotekene kan redigere i slike poster. Se mer under avsnittene «Nasjonalbibliotekets poster» og «Gjøre endringer i Nasjonalbibliotekets poster». 

Felles autoritetsregister for personer og korporasjoner (BARE) 

I tillegg til den bibliografiske basen, samarbeider bibliotekene om Felles autoritetsregister for personer og korporasjoner (BARE). Autoritetsregisteret inneholder også en del titler for anonyme verk (standardtitler). Vi skiller også mellom autoritetsposter som er verifisert av Nasjonalbiblioteket og de som ikke er det. Også her er det Catlevel 90/Kat 3 som viser at posten er verifisert av NB. Det er fritt fram for alle bibliotek å ta i bruk alle autoritetspostene i BARE, uavhengig av Catlevel, selv om bare NB har anledning til å redigere poster med Catlevel 90/Kat 3. 

E-ressurser i Community Zone 

Gjennom Alma har vi tilgang til en stor base med poster som beskriver elektroniske ressurser. Fordi E-ressurser gjerne anskaffes i form av digre pakker, vil det være uoverkommelig for bibliotekene å registrere alt dette manuelt. Som en hovedregel oppretter vi derfor ikke bibliografiske poster for E-ressurser i Network Zone, men kobler bibliotekets beholdning direkte til postene i Community Zone i stedet. 

Lokale poster 

Det enkelte biblioteks lokale katalog (Institution Zone) består av et utvalg bibliografiske poster (kopier fra Network Zone og Community Zone), koblet til poster som beskriver bibliotekets beholdning av den enkelte ressurs. For fysisk materiale registreres beholdningen i form av eksemplarposter (Items) knyttet til beholdningsposter (Holdings). Beholdningspostene forteller oss hvor eksemplaret befinner seg. Beholdning av e-ressurser beskrives i form av portfolier. I tillegg er det mulig å registrere digitaliserte representasjoner av ressursene. Alle poster som beskriver bibliotekenes beholdning, ligger i bibliotekets lokale katalog og inngår ikke i vår felles bibliografiske base. 

Katalogisering 

Med katalogisering mener vi her registrering av bibliografiske poster i Network Zone. Fordi disse postene skal være felles for alle bibliotekene, er det viktig at vi følger et felles regelverk og at vi har en mest mulig ensartet registreringspraksis.  

Beskrivelsesnivå 

De bibliografiske postene i vår felles katalog er av ulik kvalitet og standard. Dette skyldes bl.a. at postene er opprettet på ulike tidspunkt, etter ulike regelverk, og med ulikt beskrivelsesnivå (uferdig, minikatalogisert, fullkatalogisert osv.) Ved oppretting av nye poster, forholder vi oss nå i hovedsak til bare to nivåer: Foreløpige poster (opprettes ved bestilling) og fullkatalogiserte poster. Kode for beskrivelsesnivå, ligger i LDR/17. 

Foreløpige poster (Bestillingsposter) 

Foreløpige poster opprettes ved at man bruker en forhåndsutfylt mal beregnet på dette i Metadata Editor. (Mer om maler lenger nede). En foreløpig post behøver ikke å følge katalogiseringsregelverket til punkt og prikke. Det viktigste er at det er nok data til å identifisere posten og til å unngå at det opprettes dublettposter. Det er altså viktigere med få, men korrekte data enn å registrere mest mulig. For bøker er det aller viktigste å registrere ISBN, tittel og evt, forfatter eller redaktør. Utgivelsesår er også en fordel, men for nye ressurser kan dette lett forandre seg mellom bestilling og utgivelse. Vi koder at posten er foreløpig i LDR-feltet: LDR/17=5.  

Fullkatalogiserte poster 

Fullkatalogisering skjer nå man har ressursen som skal katalogiseres «for hånden», og kan sjekke nødvendige kilder. Det betyr også at man følger gjeldende regelverk og retningslinjer for katalogisering i konsortiet. Se under. Vi koder at posten er fullkatalogisert i LDR-feltet: LDR/17=#. 

Nasjonalbibliotekets poster 

Som nevnt tidligere, har Nasjonalbiblioteket i oppdrag å vedlikeholde den norske nasjonalbibliografien. Det betyr at NB oppretter bibliografiske poster for alle norske utgivelser i Network Zone. Hvis et bibliotek ønsker å ta i bruk en bibliografisk post for en norsk utgivelse, og posten oppfattes som uferdig (og mangler Catlevel 90/kat3) så er det ikke nødvendig å fullkatalogisere den. Hvis vesentlig informasjon mangler, eller man ønsker å registrere klassifikasjon- og/eller emnedata, er dette selvsagt ok, men posten vil uansett bli fullkatalogisert av NB på et senere tidspunkt. 

Autorisering mot BARE 

Som nevnt innledningsvis, samarbeider konsortiet både om en base med bibliografiske poster (Network Zone) og et felles autoritetsregister for navn. Ved fullkatalogisering skal alle navn som registreres i ulike søkeinnganger autoriseres mot BARE (opprette en lenke mellom bibliografisk post og autoritetspost for navnet).  

Maler (Templates) i Metadata Editor 

Når man skal opprette en helt ny post i Alma, brukes gjerne en forhåndsutfylt mal. Når det opprettes en foreløpig post ved bestilling, brukes fortrinnsvis en mal beregnet på dette formålet, f.eks. *BIBSYS_KortBokmal_RDA. Det finnes en lang rekke maler til bruk ved fullkatalogisering av ulike materialtyper. Se mer om bruk av mal i Metadata Editor: Bruk av mal i Metadata Editor (unit.no) 

Katalogiseringregelverk 

Fra 1. oktober 2020 katalogiserer vi i BIBSYS-konsortiet etter det nye katalogiseringsregelverket Resource Description and Access (RDA). Regelverket er online tilgjengelig i RDA Toolkit som krever abonnement. BIBSYS-konsortiet tilbyr en konsortieløsning som gir et lite avslag i prisen. (Henvendelse til support@unit.no). Nasjonalbiblioteket tilbyr et gratisabonnement for norske bibliotek med 30 samtidige brukere på deling. (Henvendelse til rda@nb.no). 

Rettinger og forbedringer i eksisterende poster 

Gjøre endringer i Nasjonalbibliotekets poster 

Det er tillatt å legge inn supplerende emne- og klassifikasjonsdata i NBs poster. For å kunne gjøre endringer i poster med Catlevel 90/kat3, må katalogisator selv ha samme status. Dette settes under User Details i Alma. For å unngå å gjøre endringer i NBs poster av vanvare, anbefales det forøvrig at katalogisatorer i andre bibliotek enn NB til vanlig setter egen Catlevel til 80/kat2. For retting av feil eller ønske om forbedringer i NBs poster, kontakt NB på epost: tk-meldkat@nb.no 

Rettinger i andre bibliografiske poster 

Det er til enhver tid lov å forbedre en eksisterende bibliografisk post i Network Zone så lenge man følger regelverket. I tilfeller hvor regelverket gir flere alternative løsninger, og man ikke er enig i de valgene som er tatt, bør man ikke gjøre endringer i posten uten å konferere med det biblioteket som opprinnelig har katalogisert posten. Se oversikt over katalogkontakter her: Katalogkontakter – Verktøykasse for RDA katalogisering (unit.no) 

Rettinger i autoritetsposter (BARE) 

På samme måte som for bibliografiske poster, kan man til enhver tid forbedre eksisterende BARE-poster med Catlevel 80/kat2. Hvis man oppdager feil, eller ønsker forbedringer i BARE-poster med Catlevel 90/kat3, ta kontakt med NB på epost: tk-autreg@nb.no 

Dokumentasjon 

Katalogisering 

Verktøykasse for RDA-katalogisering inneholder anbefalinger og eksempler på RDA-katalogisering til bruk i konsortiet, i tillegg til norsk oversettelse av deler av MARC21 og lenker til nyttig ekstern dokumentasjon. Verktøykassa er utarbeidet, og vedlikeholdes av UNIT i samarbeid med Faggruppen for Resource Management

Alma 

Dokumentasjon fra Unit (UNIT-Wiki) inneholder trinn-for-trinn veiledninger til ulike arbeidsrutiner og funksjonalitet i Alma, bl.a. hvordan bibliografiske poster opprettes og endres, hvordan man håndterer dubletter, hvordan man flytter beholdning og eksemplarer fra en bibliografisk post til en annen etc. 

Kontakt 

Spørsmål om katalogisering kan sendes resourcemanagement@unit.no 

Spørsmål knyttet til Alma registreres via support.bibsys.no

Hvis du ønsker å diskutere katalogspørsmål med kolleger i andre bibliotek i konsortiet er epostlisten Katkont et godt alternativ. 

For diskusjon om RDA-katalogisering i Norge, anbefales det å følge med på NBs Forum for RDA-katalogisering: Forum (bibliotekutvikling.no)